易讯沃(中国)有限公司
产品服务
合同到期提醒设置服务：配置规则、测试触发与后续保障
合同到期无人提醒、续签遗漏是档案管理中的常见痛点。易讯沃提醒设置服务帮助您配置到期提醒规则，包括提醒时间、通知方式和接收人，并进行全面测试，确保及时触发，避免合同遗漏。从需求沟通到规则配置、测试验证、后续维护，我们提供全流程支持，让您的合同管理更主动、更省心。
服务路线
到场准备、执行动作、验收与后续记录
服务页用路线视角组织输入资料、执行动作、交付确认和后续跟进。
提醒设置服务路线与交付节点
本表说明提醒设置服务的四个主要阶段、每个阶段需要客户提供的资料、我们执行的动作以及最终交付的确认记录，帮助您清晰了解服务全流程。
| 阶段 | 输入资料 | 执行动作 | 确认记录 |
|---|---|---|---|
| 需求确认 | 合同总量、类型、到期分布、期望提前天数 | 沟通需求，梳理提醒场景，确定规则参数 | 需求确认书 |
| 规则配置 | 通知方式偏好、接收人名单及联系方式 | 在系统中配置提醒时间、通知方式、接收人 | 配置截图或配置文档 |
| 通知测试 | 模拟合同数据（可由我方提供） | 执行触发测试，验证提醒准确性 | 测试报告（含测试结果截图） |
| 验收与交付 | 验收签字确认 | 部署上线，提供操作培训与文档 | 验收报告、操作手册、配置文档 |
提醒设置后续维护与复购支持
本表列出提醒设置完成后可能需要的后续服务事项、触发条件、处理方式以及我们会留存哪些记录，方便您了解售后支持范围。
| 事项 | 触发条件 | 处理方式 | 留存记录 |
|---|---|---|---|
| 提醒规则调整 | 合同类型变更、到期时间变化、人员变动 | 远程或现场修改规则，重新测试 | 变更记录、测试报告 |
| 通知方式变更 | 新增邮件域名、更换短信平台、增加系统内消息 | 重新配置通知通道，验证发送 | 配置变更记录、发送测试截图 |
| 系统升级适配 | 档案系统版本升级或迁移 | 检查兼容性，调整配置，重新测试 | 升级适配报告、测试报告 |
| 年度维护续签 | 年度维护合同到期前30天 | 提醒客户续签，提供新合同 | 续签记录、新维护合同 |
本页路线
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合同到期无人提醒、续签遗漏是档案管理中的常见痛点。易讯沃提醒设置服务帮助您配置到期提醒规则，包括提醒时间、通知方式和接收人，并进行全面测试，确保及时触发，避免合同遗漏。从需求沟通到规则配置、测试验证、后续维护，我们提供全流程支持，让您的合同管理更主动、更省心。
- 服务目标
- 到场准备
- 执行动作
- 验收与后续
- 资料表与核对口径
- 相关问题
服务目标
合同到期提醒是档案管理中的关键环节。许多企业由于合同数量多、到期时间分散，往往出现续签遗漏、服务中断甚至法律风险。易讯沃提醒设置服务旨在帮助档案负责人建立一套自动化的到期提醒机制，让每份合同都能在到期前得到及时关注和处理。
我们的服务覆盖提醒规则配置、通知方式选择、接收人设置以及触发测试等环节。无论您是刚刚部署档案系统，还是希望优化现有提醒策略，我们都能根据您的合同类型、到期频率和管理流程，定制最适合的提醒方案。
通过本服务，您将获得一个稳定、可靠的到期提醒系统，大幅降低遗漏风险，提升合同管理的主动性和效率。同时，我们会为您提供完整的配置记录和测试报告，确保每个环节可追溯、可验证。
到场准备
在开始提醒设置之前，我们需要了解您的合同管理现状和具体需求。建议您提前梳理以下信息：当前合同的总量、主要合同类型、到期时间分布情况，以及您期望的提醒提前天数。这些信息将帮助我们设计最合适的提醒规则。
此外，请准备好需要配置通知方式的联系人信息，包括邮箱地址、手机号码等。如果您希望按部门或合同类型设置不同的接收人，也请一并提供相关人员的名单和职责分工。我们的实施顾问会与您沟通确认，确保信息准确无误。
对于已有档案系统的客户，我们还需要了解当前系统的版本和配置情况，以便进行兼容性检查和数据对接。如果您是从零开始部署，我们会提供详细的系统环境要求清单，协助您完成前期准备工作。
执行动作
提醒设置的实施分为四个主要步骤：需求确认、规则配置、通知测试和上线部署。首先，我们会与您一起梳理合同到期提醒的业务场景，明确哪些合同需要提醒、提前多少天提醒、通过什么方式通知以及通知哪些人。
接着，我们的技术团队会在档案系统中配置相应的提醒规则，包括设置提醒时间节点（如到期前30天、15天、7天）、选择通知方式（邮件、短信、系统内消息）以及指定接收人。配置完成后，我们会使用模拟数据进行触发测试，验证提醒是否按时、准确地发送给正确的人员。
测试通过后，我们会将配置正式部署到生产环境，并对相关人员进行操作培训，确保管理员和普通用户都能正确理解和使用提醒功能。同时，我们会提供一份详细的配置文档和操作手册，方便您日后自行调整。
验收与后续
提醒设置完成后，我们会与您共同进行验收。验收内容包括：提醒是否按预设时间触发、通知是否准确发送到指定接收人、邮件或短信内容是否清晰完整。我们会提供一份验收报告，记录测试结果和配置详情，供您签字确认。
验收通过后，我们提供为期一个月的免费运维观察期。在此期间，我们的技术团队会持续监控提醒系统的运行状态，及时处理任何异常情况。您也可以随时反馈调整需求，如修改提醒时间、增减接收人等。
后续维护方面，我们提供灵活的售后支持方案。您可以选择按次付费的调整服务，也可以签订年度维护合同，享受优先响应、定期巡检和系统升级等服务。无论哪种方式，我们都确保提醒系统长期稳定运行，让您的合同管理始终处于主动状态。
相关问题
提醒设置服务适合哪些客户？
适合所有使用合同档案系统且需要自动到期提醒的企业。尤其是合同数量较多、到期时间分散、容易遗漏续签的客户，以及希望提升合同管理主动性的档案负责人。
提醒规则可以设置多个时间节点吗？
可以。我们支持设置多个提醒时间节点，例如到期前30天、15天、7天分别发送提醒，确保您有足够时间处理续签事宜。具体节点可根据您的业务需求灵活配置。
通知方式有哪些？可以同时使用多种方式吗？
支持邮件、短信和系统内消息三种通知方式。您可以针对不同合同类型或接收人组合使用多种方式，例如重要合同同时发送邮件和短信，确保提醒不遗漏。
提醒设置完成后，如果后续需要调整怎么办？
我们提供灵活的调整服务。在免费运维观察期内，您可以随时提出调整需求。之后您可以选择按次付费调整，或签订年度维护合同享受持续支持。