易讯沃(中国)有限公司
客户案例
制造企业合同到期管理案例：从漏签到全面管控
本案例展示一家制造企业如何通过合同档案系统解决合同到期无人提醒、续签延误的问题。企业拥有300多份供应商合同，分散在各部门，曾因漏续签导致供货中断。我们为其部署合同档案系统，设置多级到期提醒并配置审批流程，续签及时率提升至100%，再无遗漏。通过本案例，您可了解系统在风险控制方面的实际效果，判断是否适合自身情况。
一家拥有300多份供应商合同的制造企业，合同分散在各部门，无统一到期提醒，曾因漏续签导致供货中断三天。
合同到期无人提醒，续签延误导致生产停工；合同分散管理，信息不对称；历史合同无统一归档，查找困难。
部署合同档案系统，设置到期前30天、15天、7天三级提醒，配置续签审批流程，并统一归档历史合同。
需求沟通、系统部署、历史合同整理录入、员工培训、上线跟踪和规则优化。
续签及时率提升至100%，再无遗漏；合同检索时间从30分钟缩短到1分钟；实现了合同集中管理和到期主动提醒。
过程记录
服务过程、资料变化和复盘结论
本页展示匿名项目过程，供读者了解服务安排、执行变化和复盘结论。
服务过程与资料变化
本表展示从需求沟通到系统上线的四个阶段，每个阶段的服务问题、执行动作和资料变化，帮助您了解服务全貌。
| 阶段 | 服务问题 | 执行动作 | 资料变化 |
|---|---|---|---|
| 需求沟通 | 合同分散，到期无人提醒 | 与档案负责人和部门主管沟通，梳理合同类型和提醒需求 | 输出需求分析报告，明确系统范围和功能 |
| 系统部署 | 需要配置提醒规则和审批流程 | 部署合同档案系统，配置三级提醒和审批节点 | 系统上线，提供操作手册和培训材料 |
| 数据整理 | 历史合同分散，数据不准确 | 整理300多份合同，录入系统并扫描上传 | 建立电子档案库，合同按类别和供应商归档 |
| 上线跟踪 | 提醒规则需优化，数据需校验 | 跟踪提醒效果，修正数据错误，调整提醒规则 | 更新提醒配置，完善数据校验规则 |
验收结论与后续建议
本表从四个观察点评估系统效果，分析原因并提出后续建议，帮助您判断系统的适用性和改进方向。
| 观察点 | 效果表现 | 原因判断 | 后续建议 |
|---|---|---|---|
| 续签及时率 | 从约80%提升至100% | 系统自动提醒，责任人及时处理 | 定期检查提醒记录，确保规则持续有效 |
| 合同检索效率 | 检索时间从30分钟缩短到1分钟 | 电子档案库集中管理，支持关键词搜索 | 建议定期更新索引，确保检索准确 |
| 用户接受度 | 各部门人员均能熟练使用系统 | 培训到位，操作手册清晰 | 新员工入职时安排系统培训 |
| 数据准确性 | 初期存在录入错误，已修正 | 历史数据整理不彻底 | 增加录入校验规则，定期数据审计 |
本页路线
先看范围，再看资料表，最后继续阅读
本案例展示一家制造企业如何通过合同档案系统解决合同到期无人提醒、续签延误的问题。企业拥有300多份供应商合同，分散在各部门，曾因漏续签导致供货中断。我们为其部署合同档案系统，设置多级到期提醒并配置审批流程，续签及时率提升至100%，再无遗漏。通过本案例，您可了解系统在风险控制方面的实际效果，判断是否适合自身情况。
- 客户背景
- 需求难点
- 服务安排
- 执行记录
- 复盘建议
- 资料表与核对口径
- 相关问题
反馈记录
案例上下文：我们公司合同多，以前经常漏掉续签。用了易讯沃的系统后，到期提醒很准时，再也没出现过合同过期的情况。
张明制造企业采购经理
合同续签及时率从70%提升至100%，避免了两起供货中断风险。案例上下文：档案查找一直是个头疼的问题，律师找案卷要花很长时间。现在用系统检索，几秒钟就能定位，工作效率明显提高。
李丽律所行政主管
档案查找时间从平均40分钟缩短至2分钟以内。案例上下文：借阅管理一直不规范，文件经常找不到。易讯沃的系统帮我们建立了完整的借阅流程，现在每份文件去向都很清楚。
王强房地产公司档案管理员
借阅文件丢失率降为零，超期归还率减少90%。客户背景
该制造企业拥有300多份供应商合同，涵盖原材料采购、设备维护、物流服务等多个领域。合同分散在采购部、生产部、仓储部等不同部门，由各部门自行保管和跟踪到期时间。由于缺乏统一的管理系统，合同到期信息完全依赖人工记录和部门间的口头提醒。
企业规模中等，年产值约2亿元，供应商数量超过80家，每年需要续签的合同量在150份左右。合同到期时间分布不均，旺季时一个月内可能有20多份合同同时到期。此前曾因一份关键原材料合同漏续签，导致供货中断三天，生产线停工，造成直接经济损失数十万元。
企业档案管理负责人意识到问题的严重性，希望找到一种系统化的解决方案，能够自动跟踪合同到期时间，及时提醒相关责任人，避免类似事件再次发生。同时，他们也希望将历史合同统一归档，方便查阅和管理。
需求难点
企业面临的核心问题是合同到期无人提醒。此前，各部门依靠Excel表格记录合同到期日，但表格版本不统一，更新不及时，且无人专职负责检查。采购经理曾尝试设置手机日历提醒，但合同数量多、到期时间分散，手动录入工作量大，且容易遗漏。
另一个难点是合同分散管理带来的信息不对称。采购部不清楚生产部的合同到期情况，生产部也不了解仓储部的合同安排。当一份合同需要续签时，往往需要多个部门来回沟通，确认需求和预算，流程冗长，效率低下。
此外，历史合同没有统一归档。以往续签后的旧合同随意存放在部门文件柜中，查找一份两年前的合同需要翻箱倒柜，耗时半小时以上。企业希望建立电子档案库，实现合同的集中存储和快速检索。
服务安排
我们首先与企业的档案管理负责人和相关部门主管进行了需求沟通，详细了解合同类型、数量、到期提醒需求、审批流程和归档要求。通过现场调研，我们梳理出企业需要管理的合同范围包括采购合同、销售合同、租赁合同和服务合同四大类，每类合同的到期提醒周期和审批节点有所不同。
基于需求分析，我们为企业部署了合同档案系统，核心功能包括：合同信息录入与存储、到期提醒规则配置、续签审批流程、历史合同归档和检索。提醒规则设置为合同到期前30天、15天和7天三级提醒，分别通知采购负责人、部门主管和总经理，确保信息层层传递，不遗漏。
系统上线前，我们协助企业完成了历史合同的整理和录入工作，将300多份合同按类别、供应商、到期时间等维度统一编号，并扫描上传电子版。同时，我们为企业员工提供了系统操作培训，确保各部门人员能够熟练使用系统进行合同管理和到期提醒处理。
执行记录
系统上线后的第一个月，我们密切跟踪提醒效果。在30天提醒发出后，采购部门开始准备续签材料，15天提醒时完成内部审批，7天提醒时确认最终条款并签署新合同。整个流程从原来的被动应对变为主动管理，续签工作变得有序可控。
在系统运行过程中，我们发现部分合同存在到期时间录入错误的情况，导致提醒不准确。我们及时与客户核对，修正了数据，并增加了录入校验规则，确保后续录入的准确性。此外，针对一些长期合同（如租赁合同），我们调整了提醒规则，改为到期前60天提醒，以便有更充裕的时间进行谈判。
三个月后，系统运行稳定，续签及时率达到100%。企业再也没有出现因合同漏签导致的供货中断。同时，历史合同归档功能让员工可以快速查找过往合同，检索时间从原来的30分钟缩短到1分钟以内。
复盘建议
通过本次案例，我们总结了以下经验供其他企业参考：第一，合同到期管理的关键在于建立统一的提醒机制，而不是依赖人工记忆。系统化的多级提醒可以确保信息传达到位，避免遗漏。第二，合同数据的准确性至关重要，建议在系统上线前彻底清理和核对历史数据，避免垃圾数据影响提醒效果。
第三，提醒规则应根据合同类型灵活配置。对于重要程度高、影响大的合同，应设置更长的提前期和更多的提醒层级。对于常规合同，可以适当缩短提前期。企业应根据自身业务特点，与系统服务商共同制定合理的提醒策略。
第四，系统只是工具，人员的配合和流程的优化同样重要。建议企业指定专人负责合同管理系统的日常维护，定期检查提醒记录，确保系统持续发挥作用。同时，将合同管理纳入部门考核指标，提高全员对合同续签的重视程度。
相关问题
合同档案系统能处理多少份合同？
系统支持管理数千份合同，具体数量取决于服务器配置。本案例中企业管理了300多份合同，系统运行流畅，检索响应时间在1秒以内。
到期提醒规则可以自定义吗？
可以。系统支持按合同类型、供应商、金额等维度设置不同的提醒规则，包括提醒提前天数、提醒层级和通知方式（邮件、短信、系统消息）。